Remboursement des frais de déplacement pour examens : ne rien négliger !

Le règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels fait désormais l’objet d’une circulaire académique commune à plusieurs services. Elle concerne entre autres les déplacements pour examens et s’appuie sur le décret 2006-781 du 3 juillet 2006, avec cependant des interprétations contestables qui appellent quelques mises au point.

C’est à l’agent de saisir les frais

Le déplacement d’un fonctionnaire doit avant tout faire l’objet d’une convocation ayant valeur d’ordre de mission et comportant la nature de l’épreuve, la date, les heures et le lieu de la mission, y compris s’il s’agit de l’établissement d’exercice. Cet ordre écrit est encore plus important dès qu’il se déplace à la fois hors de sa résidence administrative et familiale pour les besoins du service. L’absence de cette pièce serait très préjudiciable en cas d’accident de trajet, par exemple.

Les convocations faites par l’établissement, doivent se faire sous couvert de la division des examens et concours et respecter les mêmes règles.

Il appartient ensuite à chaque collègue de saisir ses frais sur Imagin. Vous trouverez les montants des frais d’examens sur le lien suivant :https://www.snes.edu/Indemnites-de-jury-et-d-examen.html

Tous les frais déclarés doivent être accompagnés des originaux des pièces justificatives.

Utilisation du véhicule personnel et frais associés

La règle de remboursement des trajets hors résidence privée etadministrative est le tarif de base SNCF 2ème classe.

Cependant, l’utilisation du véhicule personnel et les frais associés sont permis dès lors qu’il n’existe pas de moyen de transport collectif adapté à la nature de la mission et à ses horaires. Donc en dehors des grands axes desservis par des transports ferroviaires suffisamment fréquents avec des plages horaires adaptées, les agents sont contraints d’utiliser leur véhicule personnel. Dans ce cas, le déplacement doit être remboursé au tarif kilométrique de la fonction publique. Il faut donc veiller à le demander.

Les frais de stationnement inévitables (près d’une gare, en centre-ville…) sont remboursés. Pour les frais d’autoroute, le texte précise qu’ils sont en pris en charge s’il n’existe « pas de trajet équivalent hors autoroute pour rejoindre le lieu de la mission ».

La nuitée

Les nuitées sont remboursées uniquement sur présentation de pièces justificatives, y compris lors d’achat via des plateformes de location entre particuliers.

Des collègues convoqués pour examens plusieurs jours consécutifs sur un même site, loin de leur domicile sont contraints de dormir à l’hôtel. Selon le texte, la nuitée est due si l’agent ne peut être à son domicile entre 0 h et 5 h du matin ! Or si le fonctionnaire est contraint à un long trajet pour rentrer tard chez lui puis repartir tôt, il est évidemment préférable de payer une nuit à l’extérieur, la note de service prévoyant que l’administration pourra «  apprécier la nécessité de passer la nuit en dehors de sa résidence ». Il faut demander l’accord du service en argumentant sur l’impossibilité de rentrer au domicile sans excès de fatigue. Le tarif de remboursement par nuitée est désormais de 70€ en province.

Les repas

Les repas sont pris en charge s’il n’est pas possible de déjeuner dans sa résidence (privée ou administrative) entre 11 h et 14 h et entre 18 h et 21 h. Ces plages horaires doivent tenir compte des temps de transport estimés pour rentrer dans sa résidence.

Plusieurs possibilités :

– Les repas sont pris en charge directement par l’établissement qui reçoit. Le fonctionnaire n’a rien à payer.

– Le fonctionnaire a la possibilité de déjeuner dans un restaurant administratif (cantine scolaire ou autre) à condition que l’accès lui soit autorisé. Le remboursement est alors le taux réduit à 7,63 €/repas. Ce même taux sera appliqué si le déjeuner est pris à l’extérieur, par choix.

– Le fonctionnaire ne peut déjeuner ou dîner dans un restaurant administratif. Le remboursement est alors de 15.25 €/repas.

Il faut être vigilant sur tous ces points et s’imposer cet exercice un peu long au risque de se priver du remboursement qui est dû.